合同説明会を成功に導く企業担当が教える出展準備のコツとは？基本のキからすべて分かる！


• 2024年11月20日
• 採用

就活において、学生の誰もが一度は参加したことがあるであろう合同説明会。「何をやりたいかわからないのでとりあえず来た」「色んな業界を幅広く見たい」「気になる企業が出展しているから」などと、学生が合同説明会に足を運ぶ理由は様々です。就職活動のファーストステップが合同説明会の参加であることが多く、企業側が採用に力を入れるための手段として、合同説明会への出展はとても重要な一歩といえます。

企業が合同説明会参加で抱えている課題や疑問とは？

そんな合同説明会に今回初めて参加することになった、またはあまり慣れていない採用担当者が抱える課題や疑問、お悩みは下記があります。

採用活動を有利に進めるために、まずは合同説明会を成功させたいものです。そんなお悩みを解決するべく、今回は企業側の「合同説明会」出展について、初めての方でも分かりやすく、基本のキから徹底解説いたします！

合同説明会とは？合同説明会の種類は？

合同説明会とは、一般的には複数の企業が一つの会場に集まり、一社ずつブースを設け、学生や求職者に対して自社や採用についての情報を提供するイベントのことをいいます。 主催は求人情報サイトの運営会社から、大学や地方自治体などさまざまで、1年を通して多数開催されています。

 合同説明会の種類とその特徴をもう少し詳しく見てみましょう。

大手の求人情報サイト運営会社や人材系の会社が主催する合同説明会

合同説明会の中でも一番と言っていいほど規模が大きく、大多数の学生が参加する合同説明会です。就職活動は、基本的にまず大手求人情報サイトへの会員登録から始まり、学校からも登録を促されます。そのため、多くの学生が就活ナビの会員となり、企業探しに活用している傾向にあります。会員登録をした学生に定期的に告知されるのがこの合同説明会となるため、参加者は非常に多く、地域によっても変わりますが多いところだと数千〜数万人規模の参加者となるところもあります。

地域の就活ナビサイトや自治体が主催する合同説明会

地域に根付いた企業や地方の企業、中小企業にかなりお勧めしたいのが、自治体や地域のナビサイト主催の合同説明会です。Uターンを希望する学生やエリアで絞って就職活動をする学生が登録していることが多く、また地方の大学でも告知されるため、その地域に就職を希望する学生が多く集まります。大規模な合同説明会よりもコストを抑えて出展できるため、中小企業や採用にあまり予算を割けない企業でも気軽に出展することができます。

大学主催の合同説明会

各大学がキャリアの授業の一環として、また学内イベントとして独自に開催する合同説明会もあります。この場合は、大学側から企業に声をかけ招待するパターンや、大学側が出展企業を募集するパターンなどがあります。参加者が全員その大学の学生となるため、欲しい人材にその大学の生徒のイメージがあるのであれば、マッチする人材に効率的に自社をアピールする機会になります。また、キャリア授業の単位取得のためには学内合同説明会参加が必須ということも多く、集客がしやすい傾向にあります。

オンラインの合同説明会

大手の求人情報サイトや自治体が開催する合同説明会には、近年オンライン型のものも増えてきました。それぞれの時間で企業の説明時間を区切り、その時間内に入室してきた学生に向けてスライドを共有しながら企業の説明を行うパターンが大半です。

詳しくは「オンラインとオフラインの合同説明会の違いは？」にて紹介しています。

合同説明会に出展する企業側の目的・メリットは？

企業が合同説明会に出展する目的はなんでしょうか。出展することで得られるメリットや効果をご紹介します。

一度に多くの求職者に会うことができ自社の魅力を伝えられる

やはり一番の目的は、一度に多くの学生や求職者に、面と向かって直接アピールできることでしょう。一回20~30分ほどの説明時間を5~6回繰り返すため、学生を入れ替えて短時間で多くの学生と接点を持てます。また、合同説明会に参加する段階の学生は、業界研究途中の学生や、やりたいことがまだはっきり形になっていない学生が多く、幅広く気になった企業を見て回ることが多い傾向にあります。そのため、男女問わず色々な大学や学部専攻の学生と出会え、自社の業界に興味を持ってもらう絶好のチャンスになります。

インターンや選考の告知をすると応募者を集めやすい

合同説明会では、上記でも述べたように一度に多くの学生と出会えます。そのため、合同説明会でインターンのお知らせや選考の告知をすると、少しでも興味が湧いた学生がその場で応募してくれたりと、ただネットで求人情報を出すよりも素早く多くの応募者を集めることができます。やはり口頭での告知の効果は絶大です。告知の中で、どんな内容のインターンを何日開催するのか等、できるだけ詳しく説明すると応募につながりやすくなります。

出展している他企業の情報収集ができる

合同説明会には非常に多くの企業が出展しており、大規模のものだと数百社にも及ぶ企業が集まります。こんなに企業が一つの場所に集まる機会は合同説明会くらいなので、この際にぜひ他企業の情報収集を行いましょう。当日は個性豊かな企業ブースがずらりと並ぶため、空き時間等に幅広い業界の会社ブースを訪れてみると、新たな発見があるかもしれません。採用活動のやり方や採用ブースの作り方、ブランディングの仕方、説明の仕方など、良いところはぜひ積極的に取り入れてみましょう。

自社の知名度アップやブランディングができる

今まではあまり知名度のなかった企業でも、学生や求職者に名前を覚えてもらうチャンスとなるのが合同説明会という場です。「合同説明会でいつも見る会社だ」「あの時ちらっと説明を聞いた会社だ」「いつも真っ赤なブースを構えている会社だ」といった、些細なきっかけで覚えてもらえることもあります。ブース装飾のデザインや、会社説明そのものをこだわるなど、目を引く工夫次第でさらにブランディングにつなげられます。

合同説明会と企業説明会との違いは？

採用活動において、個別に企業が開催する「企業説明会」というものをよく耳にしますが、「企業説明会」と「合同説明会」の違いは何でしょうか。

個別の企業説明会は、企業が独自に日程を決め、2~3時間程度、長くて半日の時間を取って開催する説明会です。合同説明会は複数の企業が参加し、興味のある企業を15~20分の短時間で周るのに対し、企業説明会は一つの企業についてじっくりと理解を深めます。分かりやすく言えば、合同説明会は広く浅く、企業説明会は狭く深く、ということです。

そのため、企業説明会はある程度その企業に興味を持ち、志望度が高い学生が多く参加する傾向にあります。学生は合同説明会でざっくりと説明を聞き、「もっと詳しく話を聞きたい・知りたい」と思った企業に対して、さらに理解を深めるべく企業説明会に参加するといった流れになります。もしくは、ホームページなどで採用情報をリサーチし、もっと話を聞いてみたいと思った学生が応募することが多いでしょう。よって、合同説明会や採用サイトでは説明しきれなかった詳しい職種についての内容や、先輩社員との座談会などを企業説明会に盛り込むケースが多いです。

まとめると、合同説明会は興味を持ってくれる学生を多く集客して接点を持ち覚えてもらう、企業説明会はさらに学生の志望度を高めマッチする人材に応募してもらう、というのが二つの説明会の大きな目的と違いです。

オンラインと対面の合同説明会の違いは？

オンラインと対面の合同説明会がありますが、どういった違いがあるのでしょうか。

オンライン合同説明会のメリットとデメリット

オンライン合同説明会のメリットは、やはりいつでもどこでも、気軽に参加できるという点です。学生は授業の合間などを活用して説明を聞きに来ることができ、遠方でなかなか現地にいくことができない学生にも自社の魅力を伝えることができます。もちろん企業側も、ネットの回線一つで、交通費をかけずに自宅や会社からでも配信することができるため、双方が参加しやすいというのが大きな特徴です。

デメリットは、企業や採用担当の空気感などを直接伝えることができない、面と向かって質疑応答ができないなど、どうしてもコミュニケーションの取り方が限られてしまう点が挙げられます。大規模なオンライン合同説明会の場合は回線への負担の関係上、学生の顔出しをしない場合が多いため、どんな学生が来てくれたのかも分かりづらいです。さらに、学生は片手間で企業説明を聞いていることも多く、企業理解が深まりづらいということも考えられます。

対面の合同説明会のメリットとデメリット

オンライン合同説明会に対して、対面の合同説明会の大きなメリットは、学生の顔を見ながら直接アピールができる点です。それが一番のメリットと言っても過言ではないでしょう。対面だからこそ伝わってくる人柄や企業の雰囲気、採用担当の表情などがあり、目を合わせて顔を見ながら話す分、説明が頭に入ってきやすく覚えてもらいやすいです。企業名だけではなくブース装飾のデザインや呼び込み等でもPRができるため、オンラインよりも「少し話を聞いてみようかな」と足を運んでくれる学生が増えます。

デメリットは、ブース装飾や配布物、ツール、説明用の機材など準備をするものが多いため、企業側の負担がオンラインよりも増えるほか、会場まで足を運ぶコストや手間がかかります。また、オンラインよりも細かい部分まで学生に見られるので、ちょっとした服装の乱れや態度の悪さが企業イメージを下げてしまうリスクもあります。対面は情報が様々なポイントから直接伝わりやすい分、企業代表として登壇する採用担当はその自覚を持ち、細部にまで気を配りましょう。

オンラインと対面どっちがおすすめ？

正直に申し上げますと、合同説明会は対面での出展がおすすめです。来てくれる学生の雰囲気も分かり、学生の興味を引く、志望度を上げるには対面の方が圧倒的に効率が良く、応募も集まりやすいです。

ただ、とにかく集客を増やしたい、説明を聞いてくれる人を増やしたい、場数を踏んで名前だけでも覚えていってもらいたいという場合には、オンラインでの出展が良いでしょう。気軽に出展できる分回数が重ねられるので、集客総数を増やせるだけでなく採用担当自身も企業説明に慣れることができ、いざ対面で参加した時にスムーズに説明ができます。どういう目的で、何のために合同説明会に出展したいのかによって、オンラインと対面を使い分けるのが良いでしょう。

合同説明会を成功させるポイント

ではいよいよ、初めての担当者でも合同説明会を成功に導くポイントについて、一つずつ解説していきます！

大事なのはいかに求職者の記憶に残せるか

合同説明会で一番大切なのは、とにかく学生や求職者の記憶に残すことです。合同説明会は非常に多くの企業が参加し、学生も一日に複数社の説明を聞いて周るため、一つ一つの説明を深くまで覚えていられないことが大半です。特になんとなくブースに立ち寄った学生は、自分がどこの企業の話を聞いたのかすら曖昧なこともあります。

一人でも多くの学生に名前を覚えてもらうために、これから紹介することをぜひ実行に移してみてください！

ブース装飾にこだわりパッと目を引くブースにする

一番最初に目に飛び込んでくる情報といえば、なんと言ってもブース装飾です。まったく装飾がされていないブースより、パッと目を引くブースの方が無意識のうちになんとなく覗いてみようかな、という気持ちになりますよね。

ブース装飾は企業によって様々で、社員の顔写真をどん！と載せている企業もあれば、食品を扱う企業では取り扱う商品の写真やイラストを大きく壁に貼っていたり、あえて派手なデザインを施していたりと個性豊かに彩られています。コーポレートカラーでデザインを統一すれば、ブランディングにも効果的です。まずはブース装飾の見直し、制作から取り掛かることをおすすめいたします。

他社との差別化を図る

合同説明会は多くの企業が出展するため、どうしても他社に埋もれてしまいがち。工夫を凝らして、他社との差別化を図りましょう。例えば、上記のブース装飾に追記するのであれば公式キャラクターの等身大パネルを設置してインパクトを出し、一目で他の企業とは何か違う空気感をブースで醸し出す。または、他の企業よりも人一倍大きな声で呼び込みと説明を行い、活気を出す。クイズやゲーム要素などのおもしろ企画を盛り込むなど、差別化できるアイデアは実はたくさん溢れています。ブースをSNS映えするデザインにすることで学生にSNSでシェアしてもらい、知名度を上げるというのも一つの手ですね。

説明者は常に見られていることを意識し、大きな声と笑顔で説明する

あくまでも学生の前に立つ社員は、学生にとってはその企業を表す大事な情報の一つです。その社員の言動で、企業イメージは簡単にプラスにもマイナスにもなります。説明者、その付き添いの社員も含めて常に見られていることを意識し、説明をするときは後ろの人も聞こえやすい大きな声で、笑顔で明るく話しましょう。ブースに誰も来ないからと、家のようにくつろいでスマホをいじる、他の社員と大きな声で雑談するのはNGです。意外とブースに立ち寄っていない学生や関係者、他の企業の方も、ブースの細かい部分をよく見ています。

説明者はファッションにも気を配る

上記にも関連しますが、実は説明する社員のファッションは意外と大切です。例えば女性社員の場合、ネイルやピアスの有無、髪の色など、その会社がどこまで許されているのかの判断基準になることもあります。合同説明会には、自社を表すファッションで臨みましょう。実際の作業着や制服を着ていくこともPRの一つになりますね。

インターンや選考など次につながる告知はチラシも配布して入念に

学生の記憶に残すためには手元に残る形として残すことが有効的です。合同説明会の目的として大切なのは、インターンや選考など次のステップに進んでくれる学生を増やすこと。そのため特に記憶に残して欲しい情報は、紛れもなく「インターンや選考などの次につながる告知」です。インターンや選考の日程や内容を書いたチラシを一枚制作して配布すると、説明会が終わって学生が家に帰ってから資料を見返した際に、「そういえばこんなお知らせをしていたな」と思い出すことができます。この一手間が、学生の次の行動である「応募」につながる大切なポイントとなるため、特に伝えたい情報はチラシとして配布することを強くおすすめします。

できるだけ求職者と年齢の近い社員が登壇する

説明をする採用担当者は、できる限り学生と年齢が近い社員をおすすめします。学生は会社のことだけでなく、就活の進め方やなぜその企業を選んだのかなど、社員に聞きたいことはたくさんあります。できるだけ入社した年や年齢が近い、または就活経験が割と最近の社員の方が共感しやすく、質問や相談がしやすく親近感が湧き、学生に好印象を与えられます。

ちなみに弊社では、席数6名で立ち見が3~10人発生する場合であれば、プレゼン担当（入社7年目ほどの女性社員）と2、3年目の若手社員1名、責任者1名の計3名で実施しています。一回につき6名程度の集客であれば、若手社員と中堅社員の2名体制などでも良いかもしれません。

他社のブースを見学する

意外と忘れがちなのが、他社のブースに目を向けることです。合同説明会のメリットとしても紹介しましたが、ここまで多くの企業が一つの場所に集まる機会はなかなかありません。他社を研究し、どんな説明をしているのか、どんな採用活動をしていてどんな学生が何人ほど集まっているかも観察すると良いでしょう。もし大人数学生を集客しているブースがあったら、なぜここまで集まっているのか分析することも大切です。説明者が自分の説明に集中したい場合は、他の社員が会場をまわって後で情報共有するなどでも構いません。

説明スライドは見る人を意識して写真やイラストを多めに

説明スライドは説明の分かりやすさに関係する重要なポイントといえます。スライドにずらずらと文章が書いてあるだけでは、学生は何がポイントなのかも分かりづらく説明が入ってきにくいです。そのため、要点だけを大きく記し、できるだけ写真やイラストを多く入れ込んで企業の雰囲気や仕事内容がイメージしやすいスライドにすることを心がけましょう。

説明内や待ち時間に動画を上映するのも一つの手

説明やスライドが大事とは言っても、例えば30分説明時間があった場合、説明初心者には30分まるまる企業説明をしてスライドを作って…というのはかなり負担になりますよね。そういった場合は、動画を活用するのも一つの手です。20分口頭で説明して10分動画を上映すれば、説明者の負担を軽減するだけでなく、学生も映像で実際に働いている様子を見ることができてイメージが湧きやすくなり、一石二鳥です。客寄せに動画を上映するなど活用の仕方は幅広いため、動画を一本用意しておくとベストです。

⬇︎弊社ブースでで上映している会社説明動画はこちら

⬇︎採用動画についてはこちらで紹介しています

合同説明会出展の費用や相場

合同説明会に出展するには大体いくらくらいかかるのでしょうか。合同説明会の種類や開催地域などにもよりますが、一般的には下記のように挙げられます。

大手求人情報サイト主催の合同説明会

出展の他にも、メルマガの配信や配布物封入などのオプションを各10〜20万ほどでつけることが可能です。

自治体主催の合同説明会

自治体主催の場合は、その地域によりますが、無料〜10万円で出展できることが多いです。詳細はその自治体に問い合わせをすることをおすすめします。

大学主催の合同説明会

大学から招待されることもあり、場合によりますが、無料〜8万円ほどです。

合同説明会出展で準備しておきたいもの

合同説明会に出展するにあたって、準備するといいものをリストアップしました。ぜひお役立ていただければと思います。

ブース装飾

最低限用意しておきたいのはこちらのアイテムです。デザインは企業イメージに合わせて統一することをおすすめします。（等身大パネルなどのアイテムはなくても大丈夫ですが、あるとよりブースを目立たせることができます）

⬇︎採用ツール制作について詳しくはこちら
https://www.notoinsatu.co.jp/recruit-tool/

説明用機材

説明に使用する機材は、こちらを準備しておくと快適な説明が行えます。プロジェクターの使用有無に関しては、会場によって決まりがある場合もあるため、会場や運営局に確認をすると無難です。会場が広い場合はマイクを使うことをおすすめします（こちらも使用有無を確認してください）。ポインターなどがあると、説明がよりやりやすくなりますが、これはあれば良いものとして頭に入れておくと良いでしょう。

配布ツール

企業説明に欠かせないのが配布用の資料です。パンフレットやチラシがあると、帰った後も学生が見返すことができます。また、配布するとより良いものとしてノベルティグッズが挙げられます。オリジナルのペンやメモ帳、カレンダーやキーホルダーなど、工夫を凝らしたノベルティグッズがあるとさらに学生の記憶に残り、ブランディングにもつながるでしょう。

合同説明会出展のスケジュールや流れ

合同説明会の出展準備は、いつ頃から行うのが良いのでしょうか。

基本的には、合同説明会開催の半年〜3ヶ月前までには、運営元から告知や参加申し込みのアクションがあります。参加を申し込んだら、余裕があれば合同説明会の2ヶ月前ほどから少しずつスライドを作り始めるのが良いでしょう。2週間前にはスライドを完成させて、説明練習に励みたいところです。

ブース装飾や配布する印刷物などのツールを発注する際は、余裕を持って3ヶ月前までには発注してください。最低でも制作期間は1ヶ月は見ておきましょう。

合同説明会出展における注意点（よくある失敗）とは？

合同説明会を出展するにあたっての注意点や、よくある失敗をまとめました。

準備不足により説明がぎこちない・スライドに不備がある

業務に追われて準備不足になってしまうことはよくあることです。しかし、採用は未来の企業を背負っていく母集団形成のために手を抜いてはいけない大切な業務のひとつ。少しの不備で、「この会社は意外と適当なんだな」と思われてしまうかもしれません。スライドの確認はしっかりと行い、説明練習を入念に行い、万全の状態で合同説明会に参加できるようにしておきましょう。

説明時間を超過してしまう・大幅に余ってしまう

これも慣れないうちはよくあることです。説明の配分がうまくできず、１回の説明時間終了のチャイムが鳴ってもまだ全然説明が終わっていない・・・なんてことを一度は経験したことがあるのではないでしょうか。反対に、時間が余りすぎて質疑応答の時間を多く取ったものの、質問が出尽くしてしまい気まずい時間が流れる・・・といったことも。こういった事態を防ぐために、練習の時から時間をはかって話す癖をつけておくことをおすすめします。もちろん、当日もタイマーを机の上に置いて説明をはじめ、常に時間を気にするようにしてください。慣れるとだんだんちょうどいい時間で説明ができるようになってきます。

合同説明会の成功事例は？

能登印刷株式会社　合同説明会ブース

事例の一つとして、弊社・能登印刷の合同説明会ブースを紹介いたします。

ブース全体のデザインをコーポレートカラーである「ナレッジイエロー」で統一し、ロゴマークに合わせたデザインに一新しました。ブースの前には公式キャラクター・ナレクマちゃんの等身大パネル（といってもかなり大きく体長1.2メートルほどのもの）を設置することで、大きな会場でもインパクトをもたらし差別化を図りました。

また、弊社の場合、合同説明会の出展をきっかけに企業説明会やインターンに申し込む学生は8~9割を占めます。合同説明会全体の来場学生総数が800人を超える大規模なイベントでは、ブース集客が1日で約100名、インターン応募者を30名ほど獲得できました。企業説明会やインターン参加学生に弊社を知ったきっかけを聞くと、ほとんどが合同説明会というアンケート結果も得られており、学生の集客は合同説明会出展が必須といえます。


そのため、弊社では合同説明会には年3回ほど、オンラインのものも含めると年5回ほど出展するようにしています。

⬇︎その他の実績はこちらでも紹介しています

合同説明会の成功には企業の出展準備が重要！

記事全体を通してお伝えしたいことをまとめますと、合同説明会を成功させるには何事も前もって準備をしておくことがかなりの重要ポイントです。

成功させられれば、インターンや企業説明会、選考に応募する学生が増加する大きなチャンスとなります。

上記三つをまずは意識して、周りと差をつけていきましょう！

合同説明会出展のサポートや採用支援は石川県の弊社・能登印刷にお任せください

弊社・ナレッジクライマー（能登印刷）では、合同説明会出展のサポートのほか、採用ブランディングや採用ツールなど、お客様に合わせて採用活動を丸ごとサポートさせていただいております。

採用活動で使用する採用パンフレットや採用動画、会社説明動画や会社説明のスライド資料制作、集客のためのポスターやチラシ制作などで多くの実績がございます。

▶︎　弊社・ナレッジクライマー（能登印刷）の採用支援サービスについて詳しくはこちら

合同説明会出展でお困りの企業様、合同説明会に出展したいけど何をしたらいいのか分からないといったお悩みをお持ちのご担当者様は、一つひとつヒアリングしながらサポートしますので、まずはお気軽にご相談ください。

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